Czy notariusz może kserować dowód osobisty i kiedy jest to możliwe?

Notariusz może kserować dowód osobisty, ale tylko wtedy, gdy istnieje wyraźny cel, konkretna podstawa prawna oraz realna niezbędność kopii do wykonania tej czynności, w praktyce najczęściej w związku z obowiązkami AML przy czynnościach w formie aktu notarialnego. RODO nie wprowadza ogólnego zakazu kopiowania, wymaga natomiast udowodnienia legalności, adekwatności i proporcjonalności przetwarzania danych.

W skrócie: czy notariusz może kserować dowód osobisty?

Tak, ale wyłącznie w granicach prawa i w zakresie niezbędnym do realizacji konkretnego celu, przede wszystkim dla wypełnienia obowiązków przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, zwłaszcza przy czynnościach dokonywanych w formie aktu notarialnego. Samo okazanie dokumentu nie wystarcza do uzasadnienia wykonania kopii, notariusz powinien ocenić czy wystarczy weryfikacja tożsamości i spisanie wymaganych danych bez utrwalania pełnego obrazu dokumentu.

Stanowisko UODO potwierdza, że kopiowanie dokumentów tożsamości jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy jest konieczne do zastosowania środków bezpieczeństwa finansowego, przy czym wprost obejmuje to notariuszy przy czynnościach w formie aktu notarialnego realizowanych w reżimie AML.

Kiedy wykonanie kopii dowodu osobistego przez notariusza jest dopuszczalne?

• Gdy notariusz stosuje ustawowe środki bezpieczeństwa finansowego na potrzeby przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, a kopia jest niezbędna do udokumentowania tych czynności.
• Gdy konkretny przepis nakazuje lub uprawnia do utrwalenia danych tożsamości i nie da się osiągnąć celu w sposób mniej ingerujący w prywatność niż kopia dowodu osobistego.
• Gdy dokumentowanie tożsamości jest potrzebne do prawidłowego udokumentowania czynności notarialnej, a zakres kopii pozostaje ściśle proporcjonalny do celu.

Kiedy kopiowanie dowodu osobistego przez notariusza nie powinno mieć miejsca?

• Gdy ma służyć wyłącznie wygodzie kancelarii, bez wskazania celu i podstawy prawnej, lub jest wykonywane automatycznie przy każdej czynności.
• Gdy notariusz nie wyjaśnia podstawy prawnej i celu przetwarzania, a klient nie otrzymuje wymaganych informacji RODO.
• Gdy utrwalane są wszystkie dane z dokumentu, mimo że do określonego celu wystarcza węższy zakres lub samo spisanie danych z oryginału.

Na jakiej podstawie prawnej notariusz może przetwarzać dane z dowodu?

Podstawą są przepisy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, przepisy Prawa o notariacie oraz art. 6 RODO w zakresie wykonania obowiązku prawnego, przy jednoczesnym stosowaniu zasad z art. 5 RODO, czyli ograniczenia celu, minimalizacji danych i ograniczenia przechowywania. To oznacza, że przetwarzanie musi być legalne, celowe, adekwatne i niezbędne, a sam fakt identyfikacji strony nie tworzy automatycznie uprawnienia do wykonania kopii.

Co należy odróżniać przy pracy z dokumentem tożsamości u notariusza?

• Weryfikację tożsamości na podstawie oryginału dokumentu, czyli identyfikację osoby, która nie wymaga automatycznie sporządzenia kopii.
• Zapisanie niezbędnych danych dokumentu w akcie lub w repertorium, jeżeli to wystarcza do celu czynności.
• Wykonanie kopii lub skanu dowodu, które wymaga odrębnej oceny podstawy prawnej i niezbędności.
• Poświadczenie kopii za zgodność z oryginałem, będące odrębną czynnością notarialną, inną niż przechowywanie kopii w aktach kancelarii.

Jak notariusz powinien ograniczyć zakres kopii i chronić dane?

Kopia powinna obejmować wyłącznie dane konieczne do zdefiniowanego celu, a informacje nadmiarowe należy pominąć, zasłonić albo zanonimizować, jeśli ich utrwalanie nie jest wymagane, co realizuje zasadę minimalizacji danych z art. 5 RODO.

Notariusz jako administrator danych stosuje adekwatne środki organizacyjne i techniczne, ogranicza dostęp do kopii wyłącznie do osób upoważnionych, a materiały przechowuje tylko przez okres wymagany prawem lub uzasadniony celem, po czym je usuwa, chyba że dalsze przechowywanie nakazuje przepis.

Jak wygląda prawidłowa ocena, czy kopia jest niezbędna?

• Ustalenie rodzaju czynności i tego, czy obejmuje ją reżim AML, co może wymagać udokumentowania tożsamości na potrzeby środków bezpieczeństwa finansowego.
• Weryfikacja tożsamości na podstawie ważnego dokumentu, z rozróżnieniem, że identyfikacja nie oznacza automatycznie konieczności utrwalenia kopii.
• Ocena podstawy prawnej, która nie może ograniczać się do praktyki kancelarii, lecz musi wynikać z przepisów AML, Prawa o notariacie lub innego konkretnego przepisu.
• Ocena niezbędności i proporcjonalności, w tym sprawdzenie czy cel można osiągnąć przez spisanie danych bez kopiowania całego dokumentu oraz ograniczenie zakresu danych do minimum.
• Zapewnienie zabezpieczeń, kontroli dostępu i określenie okresu retencji, z dokumentowaniem powodów, dla których kopia była konieczna.

Jakie informacje klient ma prawo uzyskać i o co warto zapytać?

• Jaki jest cel wykonania kopii i na jakim przepisie opiera się przetwarzanie w danej sprawie, co potwierdza praktyka UODO.
• Jaki zakres danych z dokumentu będzie utrwalony i dlaczego nie można ograniczyć się do spisania wybranych informacji.
• Jak długo kopia będzie przechowywana i kto będzie miał do niej dostęp w kancelarii.

UODO wskazuje, że co do zasady nie należy zgadzać się na kopiowanie dokumentu tożsamości bez wskazania podstawy prawnej i wyjaśnienia celu takiego działania.

Dlaczego automatyczne skanowanie dowodów to zły pomysł?

Automatyczne kopiowanie przy każdej czynności narusza zasadę minimalizacji danych i ograniczenia celu, zwiększa też ryzyko naruszeń poufności oraz kradzieży tożsamości, dlatego wymaga indywidualnej oceny i wykazania niezbędności w każdym przypadku.

Jakie trendy wpływają na praktykę kancelarii notarialnych?

• Konsekwentne promowanie ograniczenia kopiowania dokumentów tożsamości wyłącznie do sytuacji rzeczywiście niezbędnych, zgodnie z podejściem organów ochrony danych.
• Rosnące znaczenie elektronicznych procedur identyfikacji oraz rozwiązań projektowanych w duchu data minimisation by design.
• Wzmacnianie kontroli nad kopiami cyfrowymi, w tym rejestry dostępu, szyfrowanie i audyty AML, zgodne z wymogami proporcjonalności RODO oraz obowiązkami sektorowymi.

Podsumowanie: kiedy jest to możliwe?

Notariusz może kserować dowód osobisty wtedy, gdy kopia jest konieczna do realizacji wyraźnego celu wynikającego z przepisów, w szczególności obowiązków AML przy czynnościach w formie aktu notarialnego, a zakres utrwalonych danych pozostaje proporcjonalny i zgodny z zasadami RODO. W pozostałych sytuacjach wystarczające bywa zweryfikowanie tożsamości na podstawie oryginału oraz spisanie niezbędnych danych, bez wykonywania pełnej kopii dokumentu.